Must-read для менеджеров, которые взаимодействуют с аутсорсинговой IT-компанией
Что общего у аутсорс-проекта и поездки на такси?
Оба могут доставить вас точно в срок — а могут застрять в пробке, уехать в неизвестном направлении и оставить с ощущением, что вас немного развели.
В 2024 году объем российского рынка IT вырос на 22% и достиг 262 млрд рублей согласно данным TAdviser.
Одна из заметных тенденций — это рост популярности IT-аутсорсинга. Для большинства компаний, особенно тех, кто сталкивается с нехваткой квалифицированных IT-специалистов, привлечение внешних команд становится решением проблемы.
Однако, несмотря на множество очевидных преимуществ (например, уменьшение затрат на разработку), многие менеджеры задаются вопросами: как эффективно управлять внешней командой, как наладить коммуникацию и контролировать процессы?
В этой статье мы обсудим ключевые моменты управления проектом на аутсорсинге, которые помогут вам не только сохранить контроль над проектом, но и обеспечить его успешную реализацию.
1. Как не потерять контроль над проектом?
Очень часто из-за тревоги хочется проверять команду раз в час. НО какая частота встреч оптимальна?
В зависимости от методологии, частота встреч варьируется.
В России популярны два подхода планирования работ — Waterfall и Agile.
Waterfall — это подход, при котором проект разрабатывается по заранее спланированному плану. Особенно часто этот подход используется в таких сферах, как финтех или нефтегазовая промышленность, где все этапы работы должны быть заранее спланированы и согласованы.
Данная методология применяется, когда требования заказчика дают чёткое понимание того, какой продукт ожидается на выходе, благодаря конкретному техническому заданию.
«Работать по Waterfall — это реально удобно. Меньше созвонов, задачи понятны с самого начала, и есть чёткий план на весь проект».
Иван – менеджер команды СмартексСофт (7 лет опыта работы в FinTech)
Философия Agile больше подходит для проектов, которые требуют высокой степени адаптации и изменений. Она позволяет быстрее реагировать на изменения в требованиях и сэкономить время на реализации.
Такой подход широко используется в стартапах и IT-компаниях, где задачи и требования могут изменяться в процессе работы. Чтобы была возможность в ходе первых итераций разработки понять в правильном ли направлении движется разработка, и соответствует ли результат ожиданиям заказчика.
При работе по Agile рекомендуется созваниваться с командой несколько раз в неделю, чтобы синхронизировать работу и обсудить возникающие вопросы.
В случае с Waterfall — встречаться достаточно раз в две недели для контроля выполнения ключевых этапов проекта, потому что все ключевые моменты уже спланированы.
“Количество встреч не зависит напрямую от методологии, а скорее – от договоренностей с заказчиком. Например, в Scrum если заказчик выполняет роль исключительно РМ, то он тоже может встречаться с командой исполнителя 1 раз в 2 недели”.
Ирина – менеджер команды СмартексСофт (10 лет опыта в доменах Fintech, BigData, EdTech)
Мы заметили, что чаще всего наблюдается такая статистика встреч:
| Waterfall | Agile | |
|---|---|---|
| Статусная встреча для синхронизации с PM | 1 раз в неделю | 1 раза в неделю |
| Технические встречи с экспертами | по необходимости | по необходимости |
| Встречи с командой | не требуются | для Product Owner – 2 раза в неделю в рамках церемоний Scrum/Kanban |
Для того чтобы не потерять контроль, важно заранее определить четкие и подробные технические задания, которые исключают двусмысленность и дают команде ясное понимание ожидаемого результата. Как правильно составить ТЗ узнайте в нашей статье в Бизнес секретах.
2. Как избежать проблем с коммуникацией?
Часто одним из самых больших препятствий для успешного сотрудничества с аутсорс-командой становится недостаточная коммуникация. Решение простое: договориться о правилах игры заранее.
Использование трекеров задач обязательно при работе с IT-компанией (Jira, Яндекс.Трекер и тд).
В зависимости от ситуации клиент или подрядчик может дать доступ к своей борде. Внутри компании СмартексСофт мы используем Яндекс.Трекер. Для клиентов мы либо открываем доступ к своим доскам, или они дают доступ к своему сервису для нас. Какой трекер будет использоваться зависит от клиента.
Также выбирается единый мессенджер, где команды будут оперативно переписываться по рабочим вопросам.
Для проектов по технической поддержке можно установить четкие SLA (Service Level Agreement) для услуг суппорта — сроки для ответов на сообщения. Например, договориться, что ответ на запрос должен поступать не позднее, чем через 12 часов.
«Приятно работать когда заказчик формулирует требования через единый канал – обычно это выделенный менеджер проекта. Это помогает избежать разночтений и противоречивых указаний. Мы тогда точно знаем, что через неделю к нам не придут и скажу: «а, не, это делать не надо было»
Иван – менеджер команды СмартексСофт (7 лет опыта работы в FinTech)
3. Как убедиться, что команда работает на полную?
Контролировать качество работы аутсорс-команды — не менее важная задача, чем эту команду найти.
Самый очевидный способ контроля качества — это код-ревью. Однако нужно учитывать, что такой процесс требует больших временных затрат. Поэтому такие встречи стоит проводить по мере необходимости, после выполнения ключевых этапов работы.
Мы рекомендуем на первых парах дать команде тестовое задание: ставить 1-2 задачи, их проверять, оценивать скорость и качество работы, и если все утраивает нанимать команду.
“Как правило, пары задач вполне достаточно, чтобы понять как быстро и хорошо ребята пишут и можно ли на них положиться”.
Иван – менеджер команды СмартексСофт (7 лет опыта в FinTech)
Как оценить эффективность команды?
Чтобы следить за эффективностью команды и при этом не заниматься микроменеджентом, нужно определить high-level критерии выполнения работы.
High-level оценка — это быстрый анализ эффективности подрядчика по ключевым показателям, без погружения в технические детали. Это как проверить “пульс” проекта, не делая полного медосмотра.
Как оценить профессионализм IT-аутсорсера?
В идеале риск-менеджмент осуществляется двумя сторонами: согласовывается общий реестр рисков, совместно продумываются мероприятия по их предотвращению и действия при наступлении. Но и по этому процессу можно оценить профессионализм заказчика.
Обратите внимание, срабатывают ли риски разработчика? Появляются ли риски, которые подрядчик не предусмотрел? Что происходит, если сроки срываются по их вине?
4. Как мотивировать аутсорс-команду, если они «не наши»?
Нужно сделать так, чтобы команда почувствовала, что её работа важна и ценится.
“Во время реализации проекта нужно отойти от понятий “клиент” и “заказчик” и работать как одна команда с единой целью. Четко излагайте свои ожидания и ясно ставьте задачи для достижения общего взаимопонимания.
Каждый член команды должен знать, что нужно делать и что требуется от разработчиков – так им комфортнее работать и выше шансы, что результат будет соответствовать ожиданиям заказчика.
Приходите на встречи не только, чтобы проконтролировать, но и чтобы вдохновить команду.
Довольный заказчик мотивирует команду лучше любых KPI”.
Ирина – менеджер команды СмартексСофт (10 лет опыта в Fintech, BigData, EdTech)
Важно доверять аутсорс-команде как экспертам. Несмотря на свои идеи и планы, всегда прислушивайтесь к комментариям специалистов и учитывайте их рекомендации.
Заключение
Успех проекта зависит не только от технических навыков аутсорсеров, но и от того, как грамотно выстроите взаимодействие и общую работу. Если подрядчик стабильно выполняет план и решает проблемы, то можно расслабиться. Если нет — время принимать меры.
И помните: хороший аутсорсинг – это когда подрядчик становится частью вашей команды, а не просто «сторонним исполнителем».
Ищете ИТ-подрядчиков? Узнайте больше о нашем опыте и услугах.
